In een groot IT project wordt zelden opgeleverd wat vooraf was afgesproken tussen opdrachtgever en software leverancier.

IT systeem

…De leverancier kwam met een prachtige presentatie en flitsende flyers. Over problemen die moeiteloos verdwenen met innovatieve techniek. Over snellere doorlooptijden. En over kosten die drastisch omlaag zouden gaan. Er zaten ook veel plaatjes bij, van knappe mensen met lachende gezichten.

Enthousiast, maar ook een beetje op z’n hoede legt de directeur de afspraken vast in een dik contract.

En dan gaan we beginnen…

Al snel blijkt dat de wensen van de opdrachtgever niet helemaal correct zijn beschreven in de requirements analyse. En deze requirements analyse is waaraan de leverancier zich heeft gecommiteerd.

Gelukkig is een kleine aanpassing is niet zo’n punt, daar heeft de leverancier nog wel een leuk tooltje voor. Dan wordt ook meteen die andere afdeling meegenomen in het project. Want die hebben een vergelijkbaar probleem en nog wat budget. Ook verschuiven gedurende het project wat mensen van post. En er komt een batterij externe consultants binnen. Die elkaar niet alleen vliegen, maar ook klussen proberen af te vangen.

Dat wordt natuurlijk ellende. Na meerdere gemiste deadlines staat er een gedrocht van een systeem. Het is niet alleen veel te duur, maar het doet niet eens wat de opdrachtgever nodig heeft! Uiteindelijk hakt een interim-directeur de knoop door: “We beginnen van voren af aan. Alles moet opnieuw.”

De misllukking is voor iedereen glashelder.

VISI standaard: Afspraken maken en afspraken houden

In de grotere bouwprojecten is de complexiteit van projecten vergelijkbaar met met die van IT implementaties. Er zijn namelijk ook opdrachtgevers die hun probleem uitbesteden. Aan aannemers met de juiste kennis en expertise. Er zijn ontwerpers en architecten bij betrokken. En onderaannemers. En ook de financiële implicaties zijn groot.

De Grond-, Weg- en Waterbouw sector ontwikkelde daarom eind jaren ‘90 al een standaard (VISI) om de complexe communicatie tussen partijen te beheersen. Vooraf maken partijen afspraken over wie welke verantwoordelijkheden heeft. En welke persoon op welk moment welke andere persoon dient te informeren. En op welke manier die informering verloopt. En hoe partijen omgaan met wijzigingen en meerwerk.

Al deze afspraken leggen partijen vast. Niet alleen in contracten en bestekken, maar ook in project raamwerken en procesbeschrijvingen. Er is zelfs speciale software om de communicatie te ondersteunen en vast te leggen.

ForMetis werkt momenteel samen met de gemeente Amsterdam en andere partners om tot een nieuwe versie van VISI te komen. Zodat de communicatie nog helderder verloopt. En achteraf altijd eenvoudig te reproduceren is wie welke commitments gaf.

Verder praten? Neem contact op via info[at]formetis.nl.

Leon van Kervel