SlimDossier Modules

Modulebeschrijvingen Slim Dossier Versie 5

Hieronder volgt een beschrijving van alle modules die samen het Slim Dossier versie 5 systeem vormen. De modules zijn optimaal met elkaar geïntegreerd om daarmee een zo efficiënt mogelijke afhandeling van documentgedreven processen te kunnen ondersteunen.

Indien gewenst kunnen optionele modules vervangen worden door de integratie met “third party” leveranciers.

Centraal Klant Dossier

Slim Dossier ‘Browser’

Versie 5 van de Slim Dossier Browser is volledig hebrouwd op basis van de nieuwste XML technologie. De presentatielaag waarmee de gebruikers interactie tot stand komt is gebaseerd op de XAML (Extensible Application Markup Language) specificaties van Microsoft. Deze presentatietaal maakt het mogelijk om tijdens interactieve workshop sessies samen met de gebruikers een user-interface te definiëren die tegemoet komt aan hun wensen. De presentatielaag kan onafhankelijk van de programmeer code die nog moet worden gekoppeld al worden getest op basis van zogenaamde XML stubs waarmee het real-time gedrag van het dossier kan worden gesimuleerd.

Na het goedkeuren van de presentatielaag kunnen de programmeurs aan de slag om de achterliggende functionaliteit te gaan realiseren. De programmeur heeft daarbij de keuze om alle gangbare programmeertalen in het Visual Studio platform te gebruiken zoals C# (C-Sharp), Visual Basic of Java.

De dossier browser heeft op de standaard XAML implementatie een groot aantal extensies die het mogelijk maakt om zowel lees- als schrijfactie’s met  achterliggende webservices te ondersteunen. Ook deze koppelingen zijn geheel op de XML SOAP standaard gebaseerd, wat als voordeel heeft dat allerlei diverse informatiebronnen via dit kanaal kunnen worden samengesteld naar een user-interface. Daarmee is een ideaal technologisch platform voorhanden om “slimme” klantbeelden (of ook wel CRM views) naar wens van de gebruikers samen te stellen.

De slim dossier browser bevat naast deze technologie ook een achttal webservices waarmee de diverse componenten van het Slim Dossier kunnen worden bestuurd. Hieronder vallen bijvoorbeeld de Octopus postbussen, de gegevens inhoud van dossiers, alle documenten, notities, logboeken, checklijsten en telefoonintegratie.

Deze webservices kunnen ook worden ingezet als een basis voor bedrijfsportals waarmee klanten kunnen communiceren met de organisatie.

Het gebruik van internet technologie op basis van webservices heeft als voordeel dat de schaalbaarheid van de systemen van klein tot zeer groot mogelijk is en daarmee een investering die de ontwikkeling van de organisatie naadloos kan blijven volgen. Ook door de toepassing van zogenaamde “fail-over” technieken wordt de bedrijfscontinuïteit gewaarborgd.

Octopus

De Octopus module verzorgt de postdistributie binnen de organisatie. De module kan naar wens de inrichting van de organisatie in afdelingen volgen en de medewerkers aan een of meerdere afdelingen (flexwerkers) koppelen.

Op basis van Kofax scanning software is een methode voor het automatisch toewijzen van documenten ontwikkeld. Na het scannen worden de documenten via een OCR techniek elektronisch “gelezen” en probeert de software een match te maken tussen sleutelwoorden zoals polis en relatienummers, op het document en in de basis administratie. Op basis van een match en een set van business rules wordt het document met extra indexgegevens verrijkt en via Octopus aan de juiste afdeling aangeboden.

Octopus kent een uitgebreide beheermodule waarin presentatie en standaard rechten van postbussen worden ingesteld. Gebruikers kunnen op ieder gewenst moment rechten uitdelen aan andere medewerkers om toegang te verschaffen tot hun persoonlijke postbus, wat handig is bij tijdelijke afwezigheid tijdens bijvoorbeeld vakantieperiodes.

Centraal Document Services

Document Management System (DMS) (optioneel)

Het Slim Dossier kent een eigen document archivering systeem op basis van unieke document codes. Deze module is geschikt voor organisaties die nog niet over een digitaal arciefsysteem beschikken. Indien de organisatie al beschikt over een document archivering systeem zoals IBM Content Manager, Documentum, Share Point of Anva DIS, dan kan Slim Dossier daarop aangesloten worden via een daarvoor ontwikkelde webservice.

ForMetis is officieel IBM partner voor Content Manager oplossingen en kan assisteren bij het inrichten daarvan.

Tiff Viewer (optioneel)

De Tiff viewer module geeft de gebruiker de mogelijkheid om gescande documenten in te zien en daarop extra notities achter te laten via zogenaamde “annotaties”.

Verder zijn er diverse functies zoals bladeren door het document, uitvergroten van delen van het document, printen, en draaien van de originelen.

Indien de organisatie al over een DMS beschikt met bijbehorende viewer kan die ingezet worden.

Document Importer tbv koppeling met scanning

De Document Importer module vormt een koppeling tussen de scanning faciliteiten en het Octopus en Slim Dossier systeem. De scanning applicatie kan documenten met bijbehorende xml-tag bestand in een ingestelde “hot-folder” opslaan, waarna de document importer op basis van de xml-tags het document op de juiste plaats zal archiveren dan wel distribueren.

Set Printing (optioneel)

De SetPrinting module maakt het mogelijk om gebruikers vanuit diverse documentsoorten (word, Excel, pdf etc.) een totale brief met opmaak te genereren op basis van voorgedefinieerde templates.

Documenten die van extra informatie (data-tag’s) kunnen worden voorzien zullen door de setprinting module automatisch aan de set worden toegevoegd. Overige documenten kunnen vanuit de virtuele printbak naar het bewuste template worden gesleept.

Templates kunnen ingericht worden op basis van verplichte en keuze documenten, waardoor afgedwongen kan worden dat bepaalde documenten aanwezig moeten zijn alvorens de set kan worden verstuurd.

Naast af te drukken documenten kunnen ook non-printables worden geselecteerd die later manueel aan het uiteindelijke poststuk worden toegevoegd.

Set Printing is geïntegreerd met de workflow van het Slim Dossier zodat de fiattering van af te drukken documenten in het werkproces kan worden opgenomen.

Na goedkeuring wordt op geautoriseerde wijze het einddocument van een handtekening voorzien en automatisch in het juiste dossier opgenomen. Daarbij bevat het gearchiveerde document dezelfde layout als die welke de klant krijgt dus, groene kaart is in het dossier ook groen!

Koppelmodules

Scriptus (Brievengenerator) (optioneel)

De module Scriptus bestaat uit een macro voor Word en ondersteund de diverse versies van Office Word die momenteel in omloop zijn.

Binnen Scriptus kunnen een portfolio van standaard brieven worden opgemaakt op basis van multi-labeling en gebruikmaking van standaard tekstblokken. In de tekstblokken kunnen via diverse opmaakstijlen worden opgenomen zoals lijstwerk, referentie aan logo’s, logische keuzes voor enkelvoud en meervouds-vormen etc.

Via een data-bestand aangeleverd vanuit het dossier kunnen de variabelen in de brief worden vervangen met concrete data, onbekende of niet verstrekte variabelen worden door Scriptus geverifieerd met de gebruiker zodat die kan ingrijpen.

En na het printen worden de nieuwe gegenereerde documenten natuurlijk direct in het betreffende dossier gearchiveerd.

XP Mailer (optioneel)

De XP Mailer module is een eenvoudige versie van een applicatie om vanuit het dossier een e-mail samen te stellen. De module kan vanuit het dossier met een aantal standaard parameters zoals to-adress en cc-adres en een lijst van bijlagen worden aangestuurd.

Het samengestelde e-mail bericht kan worden verstuurd vanuit de Outlook omgeving maar wordt niet automatisch gekoppeld aan het dossier.

Smart Mail (E-Mail generator)

De Smart Mail module is de slimme opvolger voor de XP Mailer module. De Smart Mailer module heeft binnen de Outlook e-mail omgeving dezelfde functionaliteiten als Scriptus. Binnen Smart Mailer kunnen een portfolio aan standaard e-mail berichten worden opgebouwd. E-mail berichten zijn opgebouwd uit standaard blokken met mogelijkheden om variabelen te vervangen.

De E-mail wordt automatisch verzonden of ter verificatie na  het opbouwen aan de verzender aangeboden om nog te bewerken. Na verzenden wordt het bericht automatisch in het betreffende dossier gearchiveerd.

Telefonie module (optioneel)

De telefonie module integreert uw eigen telefooncentrale binnen het Slim Dossier. De module nestelt zich in de menubar van het Slim Dossier en brengt de volgende functionaliteit:

  • Aanmelden van de telefoon, waardoor de centrale weet op welke plaats de medewerker zich bevindt als er gesprekken voor hem/haar binnenkomen.
  • Nummerherkenning, door het vergelijken van het inkomende nummer met de diverse telefoonnummers in de relatieadministratie wordt bij een overeenkomst het bijbehorende relatiedossier aangeboden. Hierdoor hoeft de medewerker geen zoekopdracht meer te geven. Mocht het nummer niet in het relatiebestand voorkomen dan zal een match met laatst gebruikte dossier(s) (met betrekking tot dit telefoonnummer) worden aangeboden.
  • Afgesloten telefoongesprekken kunnen per direct in het dossier worden gearchiveerd en later weer afgespeeld.
  • In de module is een telefoongids opgenomen waarin eigen organisatie gegevens (met bijv verkorte nummers) kunnen worden opgenomen, maar ook een koppeling naar het algemene telefoonboek van waaruit de gevonden nummers met een knopdruk via de centrale kunnen worden gedraaid.