Binnen elk bedrijf verandert er wel eens wat in de manier van werken. Hoe kan het ook anders? De markt is volop in beweging, toezichthouders stellen steeds nieuwe eisen en er zijn altijd processen die efficiënter kunnen worden ingericht!
 
Elk systeem moet vroeg of laat gewijzigd worden. Maar wat als je applicatie zo complex is dat elke kleine aanpassing een duur en moeizaam project wordt. Dan wordt je systeem een sta-in-de-weg voor de kwaliteit van je bedrijfsprocessen. Ben je gefocust op constante proces optimalisatie, dan heb je een flexibel systeem nodig!
 

Flexibiliteit is een must voor proces optimalisatie

Applicaties bestaan uit verschillende onderdelen: autorisatie, invoerschermen, rapportages, een procesflow etc. Dat moet ook, want daardoor kun je in één systeem meerdere werkzaamheden uitvoeren. Het wordt echter een probleem als de verschillende functies van het systeem teveel met elkaar verweven worden. Een wijziging in een workflow kan er dan zomaar toe leiden dat er iets anders in het systeem omvalt. Dat is natuurlijk niet de bedoeling!
 
Goede software is zo gestructureerd dat alle functies binnen de applicatie onafhankelijk van elkaar gewijzigd kunnen worden. Verandert er iets in je werkproces, dan moet je de workflow kunnen aanpassen zonder dat je het risico loopt op onverwachte problemen of bugs in je applicatie of in de interfaces met andere systemen.
 

Software voor goede én slechte tijden

De kwaliteit van je systeem wordt niet alleen bepaald door het gemak waarmee de software aan te passen is. Het is ook belangrijk dat je systeem de bedrijfsprocessen in alle gevallen ondersteunt. Óók als het net even anders loopt dan je zou willen. Dat is namelijk vaak het geval!
 
Zo’n 90% van de taken kan meteen afgehandeld worden, maar de rest… Dat zijn de klanten die onvolledige of incorrecte informatie aanleveren. De collega’s die eerst A zeggen en dan B. Of de gevallen waarin een aparte procedure geldt. Helaas zien we dat dit soort uitzonderingsgevallen onevenredig veel aandacht en tijd vragen en dat de meeste software er niet goed mee om gaat.
 

Een workaround is nooit de oplossing

Hierdoor zijn medewerkers gedwongen om allerlei omslachtige work-arounds te verzinnen die ten koste gaan van de productiviteit en de kwaliteit van de bedrijfsprocessen. Medewerkers weten nu eenmaal niet altijd hoe ze met lastige situaties om moeten gaan. Daarom zijn ze er lang mee bezig, ontstaan er snel misverstanden en worden er vaak fouten gemaakt.
 
Met de juiste software worden alle work-arounds overbodig. Bovendien maakt het proces optimalisatie mogelijk. Als een medewerker tegen een onverwachts probleem aanloopt, dan moet het systeem zo ingericht zijn dat het de medewerker helpt om de juiste stappen te ondernemen. Een goede workflow ondersteunt niet alleen de simpele, recht-toe-recht-aan gevallen, maar zorgt ervoor dat je ook efficiënt blijft werken als het niet helemaal loopt zoals het moet.
 

Interesse?

Wij geloven dat elk bedrijf goede software verdient. Flexibele software die in alle gevallen de juiste procesgang ondersteunt. Wil je er meer over weten? Neem dan contact met ons op. We maken graag een afspraak om te zien wat we voor je kunnen betekenen!

Whitepaper Organisatie inrichting

U ontvangt een mail waarmee u kunt bevestigen dat u onze blogs wil ontvangen. Als u hierin geen interesse heeft, dan hoeft u niets te doen. Veel leesplezier met de White paper!