Bedrijven gebruiken software om bedrijfsprocessen te ondersteunen. Dat wil echter niet zeggen dat daarbij altijd sprake is van een workflow! Sterker nog, er zijn maar weinig systemen die een echte workflow bieden. Leon van Kervel legt uit hoe het zit:

De definitie van het bedrijfsproces

“Een bedrijfsproces is een logische volgorde van activiteiten die moet worden doorlopen om een vooraf bepaald resultaat te krijgen”. Simpeler gezegd: Wat moet er gebeuren, in welke volgorde en door wie?

Van bedrijfsproces naar workflow

Een bedrijfsproces leg je vast in een procesbeschrijving, maar je kunt nog een stap verder gaan. Door je procesbeschrijving om te zetten in een geautomatiseerde workflow, maak je het de medewerkers veel makkelijker om het juiste proces te volgen.

Want hoe goed je systeem ook is, zonder workflow moeten medewerkers zelf in de gaten houden welke taken er liggen, welke prioriteit ze hebben en wie de taak precies moet oppakken. Dat kan ertoe leiden dat bepaalde dingen langer blijven liggen dan nodig is. Jammer!

Lang leve de workflow!

Als je met een workflow systeem werkt, is de kans op vertraging of miscommunicatie miniem. Iedereen weet namelijk precies wat hem te doen staat. De workflow loodst de medewerkers min of meer vanzelf door de werkvoorraad. Ze krijgen een lijst met taken te zien waar iets mee moet gebeuren. De meest urgente taken staan vooraan.

Ook tijdens het uitvoeren van een taak, helpt de workflow focus te houden: het toont alleen de gegevens die op dat moment relevant zijn zodat de medewerkers heel gericht hun werk kunnen doen.

Hoe herken je een goede workflow?

De ene workflow is de andere niet. Sommige workflows tonen alleen een lijst met taken, maar niet wie er eerder aan gewerkt heeft of wie verantwoordelijk is voor de afhandeling: wel zo handig voor de gebruikers!

Een goede workflow weet niet alleen welke taken opgepakt moet worden, maar ook wie er mee bezig is, wat er nog aan ontbreekt, wie goedkeuring moet geven en/of verantwoordelijk is voor de volgende fase.

Flexibiliteit!

Een ander kenmerk waaruit je de kwaliteit van een workflow kunt aflezen, is de mate van flexibiliteit die hij biedt. Als een workflow oplossing ervan uitgaat dat de volgorde waarin wordt gewerkt altijd hetzelfde is, dan kom je vroeg of laat in de problemen.

Er zijn namelijk altijd situaties waarin dingen anders lopen dan je had gedacht. Dossier A heeft ineens grote haast en moet vandaag de deur uit (die handtekening komt later wel). Of Klant B bedenkt zich ineens en wil toch iets anders dan eerder was afgesproken. Ook in dit soort gevallen moet een workflow goede ondersteuning bieden!

Niets zo irritant als een starre workflow

De meeste mensen lopen wel eens tegen een inflexibele workflow aan. Denk alleen maar aan de webshop waar je regelmatig dingen bestelt. Meestal gaat dat goed: Je zoekt uit wat je wilt hebben, checkt of je adresgegevens nog kloppen, spreekt af waar en wanneer je de bestelling bezorgd wordt en rekent af.

Niets aan de hand, totdat de dingen anders lopen dan je had bedacht. Je komt erachter dat je het verkeerde artikel hebt besteld of dat je helemaal niet thuis bent als het pakketje wordt bezorgd. In zo’n geval is het wel zo prettig als je je bestelling alsnog kunt aanpassen. Een flexibele workflow houdt ook met dit soort scenario’s rekening.

Het voordeel van DEMO

Bij ForMetis modelleren we bedrijfsprocessen aan de hand van de DEMO methodiek. Daarin wordt ook rekening gehouden met zaken die niet gaan zoals ze moeten en altijd bekeken vanuit het perspectief van de medewerkers. Niet het systeem staat voorop, maar de mensen die ermee werken.

Dit alles levert volledige en zeer intuïtieve workflows op die ervoor zorgen ervoor dat je efficiënter en effectiever kunt en tegelijk flexibel genoeg blijft om het proces anders aan te pakken wanneer dat nodig blijkt. Juist bij de meer complexe processen kan dat heel veel voordeel opleveren!

Meer over DEMO weten?

Op 2 en 16 mei organiseren gemeente Amsterdam en het Enterprise Engineering institute een introductie in DEMO. Centraal thema is hoe inzicht en overzicht de publieke bestuurder en manager meer grip geeft op veranderingen in de organisatie.

Het waarom van ForMetis

Het waarom van Formetis, bent u al benieuwd? In den beginne was ForMetis een ICT-onderneming als vele andere. Met een team van enthousiaste techneuten die innovatieve software leverde. Inmiddels zijn we 20 jaar verder en hebben we ons ontwikkeld tot specialist op het...

Proces optimalisatie? Goede software is het halve werk!

Proces optimalisatie, je moet er vroeg of laat aan geloven Proces optimalisatie, je hoort het onderwerp als het goed is in elk bedrijf. In elk bedrijf verandert er ook wel eens wat in de manier van werken. Maar hoe kan het ook anders? De markt is volop in beweging,...

Time flies… 25 jaar ForMetis in vogelvlucht

Formetis, al 25 jaar expertise in complexe workflow oplossingen Al 25 jaar maakt ForMetis hoogwaardige, innovatieve software. De laatste jaren ligt hierin vooral de nadruk op complexe workflow oplossingen. Dat is echter niet altijd zo geweest. De ontwikkelingen in de...

Zaaksystemen in Beeld LIVE & Formetis

Op donderdag 15 maart vindt het evenement Zaaksystemen in Beeld LIVE!2018 plaats. Ook ForMetis doet mee. Kom langs en maak kennis met onze grote trots: het SlimDossier zaaksysteem! Zaaksystemen in Beeld LIVE! 2018 De afgelopen jaren is ForMetis achter de schermen druk...

Zaaksysteem houdt complexe dossiers overzichtelijk

De meeste mensen hebben wel eens gehoord van een CRM of ERP, maar een Zaaksysteem? Dat is andere koek! Het blijkt niet zo makkelijk om hiervan een goede, sluitende definitie te geven. Daarom leggen we de vraag voor aan Joost Vermolen, mede-oprichter van ForMetis....

De workflow als dirigent van je organisatie

Steven van Kervel is mede-oprichter van ForMetis en draagt sinds 2006 bij aan wetenschappelijk onderzoek naar de DEMO methodiek. Het succes van het SlimDossier Zaaksysteem met DEMO procesondersteuning komt volgens hem voort uit het gebruik van deze formele benadering...

Procesmodellering begint bij de mensen

Hoe werkt de organisatie precies? Vraag het aan een deskundige en hij gaat meteen voor je aan het werk. Voor je het weet hangt je hele kantoor vol met grote vellen papier met complexe flowcharts. Een onoverzichtelijk brij van informatiestromen, teamrollen, output, applicaties, interfaces etc. Maar waar zijn de medewerkers en klanten gebleven?

Terugblik op Zaaksystemen in Beeld LIVE 2018

ForMetis kijkt positief terug op de deelname aan Zaaksystemen in Beeld LIVE 2018. We hebben ons SlimDossier Zaaksysteem aan een groep geïnteresseerde professionals kunnen laten zien en hen kennis laten maken met onze CIAO workflow en de DEMO methodiek.

Een bedrijfsproces maakt nog geen workflow

Over bedrijfsprocessen vs workflow, de kenmerken van een goede workflow en de voordelen van de Demo methode.

Navigatie

Home

Over Ons

Product

Blog

F.A.Q

Contact

Branches

Producten

Whitepaper Organisatie inrichting

U ontvangt een mail waarmee u kunt bevestigen dat u onze blogs wil ontvangen. Als u hierin geen interesse heeft, dan hoeft u niets te doen. Veel leesplezier met de White paper!