[et_pb_section bb_built=”1″ background_color=”#e2e2e2″ _builder_version=”3.0.89″ border_width_all=”2px” border_color_all=”#62361d” custom_padding=”0px|0px|54px|0px” next_background_color=”#44c2ea”][et_pb_row _builder_version=”3.0.47″ background_size=”initial” background_position=”top_left” background_repeat=”repeat”][et_pb_column type=”4_4″][et_pb_text _builder_version=”3.2.2″ background_size=”initial” background_position=”top_left” background_repeat=”repeat”]
In onze vorige blog, hebben we kort uitgelegd wat de AVG voor uw bedrijf betekent. Dit keer willen we dieper ingaan op al het extra papierwerk dat de nieuwe wetgeving met zich meebrengt en hoe u daarmee het beste kunt omgaan. Het gaat bijvoorbeeld om privacy verklaringen en verwerkersovereenkomsten, maar ook de privacy gerelateerde vragen van EU burgers zorgen voor veel extra documentatie.
Een simpele vraag, een eindeloze stroom van documenten
Stel dat een klant u vraagt om inzage in zijn gegevens. Dat betekent werk aan de winkel. U moet de mail of brief die u heeft ontvangen, binnen een bepaalde termijn opslaan inclusief afzender, tijdstip van indiening, geadresseerde en natuurlijk de vraag zelf. Ook moet u de identiteit van de afzender controleren om er zeker van te zijn dat er geen misbruik mogelijk is. Vervolgens moet u de EU burger schriftelijk bericht sturen dat zijn verzoek is ontvangen en uitgevoerd zal worden. Ook dit document moet u goed opslaan, omdat u het later nodig kan hebben als bewijs dat u de burger goed heeft geïnformeerd.
Het belang van een tevreden burger
Om de vraag van de burger goed te kunnen beantwoorden, moeten er vaak meerdere documenten worden opgesteld. Uiteindelijk moet er een antwoord ook op schrift komen dat met de relevante documenten aan de burger wordt overlegd. Vervolgens vraagt u de EU burger om schriftelijk aan te geven of hij/zij tevreden met de afhandeling. Als iemand meldt “Ik heb uw antwoord ontvangen, maar ik ben er niet tevreden mee. Ik wil meer informatie of extra bewijs”, dan kunt u de zaak niet als gesloten beschouwen, maar dient u te bepalen of u aanvullende informatie kunt geven.
Over het belang van Document & Information Management
Uit dit simpele voorbeeld blijkt dat één simpele vraag al tot veel extra documentatie leidt. Als het gaat om meer complexe vragen, dan neemt de informatiestroom alleen maar toe. Al deze documenten moeten door medewerkers of systemen worden geproduceerd. Ook moeten ze opgeslagen worden in een Document Management Systeem zodat ze later altijd teruggevonden kunnen worden.
Het produceren van de documenten is niet altijd even eenvoudig. Vaak zijn er meerdere medewerkers en/of afdelingen bij betrokken. Ook wordt de informatie vaak automatisch uit systemen gehaald. De AVG vereist dat u precies vastlegt welke informatie zich in welk systeem bevindt. Ook moet precies beschreven worden welke medewerkers toegang hebben tot bepaalde informatie en waarom.
Hulp nodig?
Vraagt u zich af hoe u alle nieuwe processen snel en efficiënt kunt inrichten? Formetis kan u hierbij helpen. Met de DEMO methodiek brengen we alle processen gedetailleerd in kaart. Op basis daarvan kunnen we een perfecte workflow voor u inrichten waarmee u de uitvoering van de AVG perfect kunt sturen. Last but not least koppelen we deze aan een Document Management Systeem dat alle geproduceerde documenten automatisch op de juiste plek opslaat zodat u ze altijd terug kunt vinden. Heeft u interesse in onze dienstverlening? Op donderdag 24 mei organiseert ForMetis met partner Design Thinkers Group de workshop Efficiënt aan de slag met de AVG.
[/et_pb_text][/et_pb_column][/et_pb_row][et_pb_row custom_padding=”10px|0px|27px|0px” _builder_version=”3.0.89″][et_pb_column type=”4_4″][et_pb_post_slider include_categories=”3″ orderby=”date_asc” _builder_version=”3.2.2″ border_width_all=”2px” border_color_all=”#62361d” background_color=”#2ea3f2″ use_text_overlay=”off”]
[/et_pb_post_slider][/et_pb_column][/et_pb_row][/et_pb_section][et_pb_section bb_built=”1″ background_color=”#44c2ea” inner_shadow=”on” disabled_on=”on|off|off” _builder_version=”3.0.89″ border_width_all=”2px” border_color_all=”#62361d” custom_padding=”44px|0px|0px|0px” saved_tabs=”all” prev_background_color=”#e2e2e2″ next_background_color=”#000000″][et_pb_row custom_padding=”0px|0px|56px|0px” _builder_version=”3.0.74″][et_pb_column type=”1_3″][et_pb_text _builder_version=”3.0.101″]
Navigatie
[/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”3.0.89″ border_radii=”on|3px|3px|3px|3px”]
[/et_pb_text][/et_pb_column][et_pb_column type=”1_3″][et_pb_text _builder_version=”3.0.74″ header_text_align=”center”]
Oplossingen
[/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”3.0.74″ border_radii=”on|3px|3px|3px|3px”]
[/et_pb_text][/et_pb_column][et_pb_column type=”1_3″][et_pb_text _builder_version=”3.0.74″ header_text_align=”center” custom_margin=”|25px||”]
Producten
[/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”3.0.74″ border_radii=”on|3px|3px|3px|3px”]
[/et_pb_text][et_pb_button button_text=”Whitepaper Organisatie inrichting met DEMO” button_alignment=”center” background_layout=”dark” module_id=”popup1″ _builder_version=”3.0.89″ custom_margin=”|||” custom_button=”on” button_text_size=”17px” button_text_color=”#62361d” button_bg_color=”#e2e2e2″ button_border_width=”2px” button_border_color=”#62361d” button_font=”|on|||” button_icon=”%%45%%” button_bg_color_hover=”#e2e2e2″ button_border_radius_hover=”0px”]
[/et_pb_button][/et_pb_column][/et_pb_row][/et_pb_section][et_pb_section bb_built=”1″ background_color=”#44c2ea” disabled_on=”off|on|on” _builder_version=”3.0.89″ border_width_all=”2px” border_color_all=”#62361d” custom_padding=”44px|0px|45px|0px” saved_tabs=”all” prev_background_color=”#000000″][et_pb_row custom_padding=”0px|0px|0px|0px” _builder_version=”3.0.74″][et_pb_column type=”4_4″][et_pb_text _builder_version=”3.0.101″]
Navigatie
[/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”3.0.101″ border_radii=”on|3px|3px|3px|3px”]
Home
Over Ons
Product
Blog
F.A.Q
[/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”3.0.101″ border_radii=”on|3px|3px|3px|3px”]
Branches
[/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”3.0.101″ border_radii=”on|3px|3px|3px|3px”]
[/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”3.0.76″]
Producten
[/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=”3.0.101″ border_radii=”on|3px|3px|3px|3px”]
[/et_pb_text][et_pb_button button_url=”/contact#directc” button_text=”Ik wil een gratis organisatie scan!” button_alignment=”center” background_layout=”dark” _builder_version=”3.0.89″ custom_margin=”|||” custom_button=”on” button_text_size=”17px” button_text_color=”#62361d” button_bg_color=”#e2e2e2″ button_border_width=”2px” button_border_color=”#62361d” button_font=”|on|||” button_icon=”%%45%%” button_bg_color_hover=”#e2e2e2″ button_border_radius_hover=”0px”]
[/et_pb_button][/et_pb_column][/et_pb_row][/et_pb_section]