Proces optimalisatie, je moet er vroeg of laat aan geloven

Proces optimalisatie, je hoort het onderwerp als het goed is in elk bedrijf. In elk bedrijf verandert er ook wel eens wat in de manier van werken. Maar hoe kan het ook anders? De markt is volop in beweging, toezichthouders stellen steeds nieuwe eisen en er zijn altijd processen die efficiënter kunnen worden ingericht!

Elk systeem moet vroeg of laat gewijzigd worden. Maar wat als je applicatie zo complex is dat elke kleine aanpassing een duur en moeizaam project wordt. Dan wordt je systeem een sta-in-de-weg voor de kwaliteit van je bedrijfsprocessen.

Ben je gefocust op constante proces optimalisatie, dan heb je een flexibel systeem nodig!

Flexibiliteit is een must voor proces optimalisatie

Applicaties bestaan uit verschillende onderdelen: autorisatie, invoerschermen, rapportages, een procesflow etc. Dat moet ook, want daardoor kun je in één systeem meerdere werkzaamheden uitvoeren.

Het wordt echter een probleem als de verschillende functies van het systeem teveel met elkaar verweven worden. Een wijziging in een workflow kan er dan zomaar toe leiden dat er iets anders in het systeem omvalt. Dat is natuurlijk niet de bedoeling!

Goede software is zo gestructureerd dat alle functies binnen de applicatie onafhankelijk van elkaar gewijzigd kunnen worden.

Verandert er iets in je werkproces, dan moet je de workflow kunnen aanpassen zonder dat je het risico loopt op onverwachte problemen of bugs in je applicatie of in de interfaces met andere systemen.

Software voor goede én slechte tijden

De kwaliteit van je systeem wordt niet alleen bepaald door het gemak waarmee de software aan te passen is. Het is ook belangrijk dat je systeem de bedrijfsprocessen in alle gevallen ondersteunt.

Óók als het net even anders loopt dan je zou willen. Dat is namelijk vaak het geval!

Zo’n 90% van de taken kan meteen afgehandeld worden, maar de rest… Dat zijn de klanten die onvolledige of incorrecte informatie aanleveren. De collega’s die eerst A zeggen en dan B. Of de gevallen waarin een aparte procedure geldt.

Helaas zien we dat dit soort uitzonderingsgevallen onevenredig veel aandacht en tijd vragen en dat de meeste software er niet goed mee om gaat.

Een workaround is nooit de oplossing

Hierdoor zijn medewerkers gedwongen om allerlei omslachtige work-arounds te verzinnen die ten koste gaan van de productiviteit en de kwaliteit van de bedrijfsprocessen.

Medewerkers weten nu eenmaal niet altijd hoe ze met lastige situaties om moeten gaan. Daarom zijn ze er lang mee bezig, ontstaan er snel misverstanden en worden er vaak fouten gemaakt.

Met de juiste software worden alle work-arounds overbodig. Bovendien maakt het proces optimalisatie mogelijk. Als een medewerker tegen een onverwachts probleem aanloopt, dan moet het systeem zo ingericht zijn dat het de medewerker helpt om de juiste stappen te ondernemen.

Een goede workflow ondersteunt niet alleen de simpele, recht-toe-recht-aan gevallen, maar zorgt ervoor dat je ook efficiënt blijft werken als het niet helemaal loopt zoals het moet.

Interesse?

Wij geloven dat elk bedrijf goede software verdient. Flexibele software die in alle gevallen de juiste procesgang ondersteunt. Wil je er meer over weten? Neem dan contact met ons op. We maken graag een afspraak om te zien wat we voor je kunnen betekenen! Je kunt ook alvast op deze link klikken om er achter te komen wie wij van Formetis nu precies zijn en waarom wij u kunnen helpen met proces optimalisatie binnen uw organisatie.

Fusie of overname? Mind the gap!

Een fusie of overname gaat niet zonder slag of stoot. Het is een enorme uitdaging om verschillende bedrijven in elkaar te laten opgaan.

Op naar een Agile organisatie. De AVG biedt kansen!

De kranten staan vol met datalekken, schandalen en rechtszaken. Dat is echter slechts het topje van de ijsberg.

De AVG is een feit. Privacy-bewustzijn blijft een issue!

De laatste maanden zijn we doodgegooid met AVG. Bedrijven en organisaties hebben allerlei maatregelen genomen om hun zaakjes voor 25 mei op orde te brengen.

Hoe ga je goed om met alle GDPR documentatie?

Over bedrijfsprocessen vs workflow, de kenmerken van een goede workflow en de voordelen van de Demo methode.

Zo maak je je bedrijf 100% AVG-proof!

Over bedrijfsprocessen vs workflow, de kenmerken van een goede workflow en de voordelen van de Demo methode.

Een bedrijfsproces maakt nog geen workflow

Over bedrijfsprocessen vs workflow, de kenmerken van een goede workflow en de voordelen van de Demo methode.

Terugblik op Zaaksystemen in Beeld LIVE 2018

ForMetis kijkt positief terug op de deelname aan Zaaksystemen in Beeld LIVE 2018. We hebben ons SlimDossier Zaaksysteem aan een groep geïnteresseerde professionals kunnen laten zien en hen kennis laten maken met onze CIAO workflow en de DEMO methodiek.

Procesmodellering begint bij de mensen

Hoe werkt de organisatie precies? Vraag het aan een deskundige en hij gaat meteen voor je aan het werk. Voor je het weet hangt je hele kantoor vol met grote vellen papier met complexe flowcharts. Een onoverzichtelijk brij van informatiestromen, teamrollen, output, applicaties, interfaces etc. Maar waar zijn de medewerkers en klanten gebleven?

De workflow als dirigent van je organisatie

Workflow, Zaaksystemen,DEMO en Formetis Steven van Kervel is mede-oprichter van ForMetis en draagt sinds 2006 bij aan wetenschappelijk onderzoek naar de DEMO methodiek waarmee een kloppende workflow ingericht kan worden. Het succes van het SlimDossier Zaaksysteem met...

Zaaksysteem houdt complexe dossiers overzichtelijk

De meeste mensen hebben wel eens gehoord van een CRM of ERP, maar een Zaaksysteem? Dat is andere koek! Het blijkt niet zo makkelijk om hiervan een goede, sluitende definitie te geven. Daarom leggen we de vraag voor aan Joost Vermolen, mede-oprichter van ForMetis....

Whitepaper Organisatie inrichting

U ontvangt een mail waarmee u kunt bevestigen dat u onze blogs wil ontvangen. Als u hierin geen interesse heeft, dan hoeft u niets te doen. Veel leesplezier met de White paper!

AVG Workshop

You have Successfully Subscribed!