Formetis, al 25 jaar expertise in complexe workflow oplossingen

Al 25 jaar maakt ForMetis hoogwaardige, innovatieve software. De laatste jaren ligt hierin vooral de nadruk op complexe workflow oplossingen. Dat is echter niet altijd zo geweest. De ontwikkelingen in de ICT zijn razendsnel gegaan en daar zijn we mee meegegroeid.

Joost Vermolen die vanaf het begin betrokken was bij het bedrijf, blikt terug op de begintijd van ForMetis en hoe het bedrijf zich heeft ontwikkeld.

Ons eerste zaaksysteem

Het begon allemaal in 1993 bij de rechtsbijstand. De organisatie had 300 advocaten in dienst, maar het proces liep niet goed. De medewerkers waren veel van hun tijd kwijt aan het opsporen van verkeerd opgeborgen dossiers, zoekgeraakte stukken en andere onnodige zaken. Wie kan het ze kwalijk nemen? Ze hadden geen goed zaaksysteem om de dossiers in bij te houden.

Een aantal slimme koppen kwam met het idee om een dossier-gedreven documenten systeem te maken. In het nieuwe zaaksysteem werd voor elke zaak een digitaal dossier aangemaakt en daarin konden de medewerkers alle documenten kwijt die ermee te maken hadden. Omdat je van tevoren nooit weet wat voor stukken er voorbij gaan komen, konden de gebruikers zelf hun stukken kwalificeren.

De software kon het dossier lezen en aangeven hoe het opgebouwd was. Nu doet de browser dat, maar voor zijn tijd was zo’n zaaksysteem heel vooruitstrevend en het werd dan ook goed ontvangen. Zo is ForMetis geboren. We proefden het succes en dat smaakte naar meer!

De periode Fortis

In 1997 kwamen we in contact met Fortis Verzekeringen. Zij wilden een Belgisch-Nederlands conglomeraat bouwen, maar de samenwerking met de Belgische verzekeringstak en het Nederlandse ASR kwam niet goed van de grond.

Het ontwikkelen van een gemeenschappelijk zaaksysteem werd gezien als een goede manier om de bloedgroepen bij elkaar te brengen. Het grote voordeel van ForMetis was en is nog steeds dat we heel snel software kunnen ontwikkelen. Destijds hebben we voor Fortis binnen veertien weken een oplossing neergezet waar anderen twee jaar over deden.

Sinds het eind van de jaren negentig hebben we meerdere projecten voor financieel dienstverleners gedaan, zoals voor intermediair Van Lanschot Chabot. Daarnaast zijn we ons vanaf 2000 ook gaan richten op de energiemarkt en de gemeentelijke overheid.

Van Dossier naar Workflow

In de afgelopen jaren is het belang van goede en efficiënte dienstverlening steeds meer toegenomen. Bovendien worden er vanuit compliance steeds hogere eisen aan systemen en processen gesteld.

ForMetis zag al vroeg in dat een goede workflow onmisbaar was om aan de nieuwe requirements te voldoen. Het zaaksysteem bevat daarom naast alle documenten en data ook een intelligente workflow die de complexe werkprocessen van A tot Z ondersteunt.

Inmiddels hebben we onze oplossing bij diverse grote netwerkbeheerders en financiële instellingen gerealiseerd, vaak in combinatie met ons eigen zaaksysteem.

De belangrijkste toegevoegde waarde van onze workflow is dat we daarin alle scenario’s afhandelen zodat er geen workarounds meer nodig zijn. Om alle scenario’s volledig in kaart te brengen, gebruiken we een standaard notatie die geen interpretatieverschillen toelaat en waarmee alle situaties afgedekt zijn.

De meeste workflowsystemen nemen alleen de standaard gevallen mee. De ‘uitzonderingen’ moeten buiten het systeem worden opgelost.

Dat leidt tot misverstanden, extra werk en foutgevoelige processen. Daarom kiest ForMetis ervoor om met alle scenario’s rekening te houden. Uiteindelijk is dat volgens ons de enige manier om een optimaal werkproces in te richten. En gezien het succes van onze oplossing zijn veel mensen het met ons eens!

De toekomst? Genoeg te doen!

Ook voor het komende jaar staat er weer van alles op stapel:

    • De implementatie van de nieuwe privacy wet, de AVG die in mei 2018 actief wordt. De impact van de nieuwe wetgeving is groot omdat elke EU burger voortaan meer rechten krijgt als het gaat om de persoonsgegevens die een bedrijf of organisatie van hem of haar vastlegt. Zo mag iedereen voortaan zijn eigen gegevens inzien, weten wie ze geraadpleegd heeft of zelfs vragen om ze te verwijderen. Onze systemen zijn in principe perfect voor dit soort processen omdat we heel nauwkeurig per processtap alle wijzigingen bijhouden en precies loggen wie wat doet.
    • De blockchain. Deze technologie biedt een waterdichte oplossing voor het vastleggen van afspraken en maakt het risico op fraude voorgoed verleden tijd.
    • Verder merken we dat steeds meer overheidsinstellingen ook het belang van open standaarden inzien. Daarom richten we ons in 2018 ook sterk op VISI, de Open Standaard voor Communicatie in de bouw- en GWW sector.

Stay tuned!

Al met al zijn er dus nog genoeg uitdagingen waar we bij ForMetis mee aan de slag kunnen. In de komende blogs vertellen we je er graag meer over!

Fusie of overname? Mind the gap!

Een fusie of overname gaat niet zonder slag of stoot. Het is een enorme uitdaging om verschillende bedrijven in elkaar te laten opgaan.

Op naar een Agile organisatie. De AVG biedt kansen!

De kranten staan vol met datalekken, schandalen en rechtszaken. Dat is echter slechts het topje van de ijsberg.

De AVG is een feit. Privacy-bewustzijn blijft een issue!

De laatste maanden zijn we doodgegooid met AVG. Bedrijven en organisaties hebben allerlei maatregelen genomen om hun zaakjes voor 25 mei op orde te brengen.

Hoe ga je goed om met alle GDPR documentatie?

Over bedrijfsprocessen vs workflow, de kenmerken van een goede workflow en de voordelen van de Demo methode.

Zo maak je je bedrijf 100% AVG-proof!

Over bedrijfsprocessen vs workflow, de kenmerken van een goede workflow en de voordelen van de Demo methode.

Een bedrijfsproces maakt nog geen workflow

Over bedrijfsprocessen vs workflow, de kenmerken van een goede workflow en de voordelen van de Demo methode.

Terugblik op Zaaksystemen in Beeld LIVE 2018

ForMetis kijkt positief terug op de deelname aan Zaaksystemen in Beeld LIVE 2018. We hebben ons SlimDossier Zaaksysteem aan een groep geïnteresseerde professionals kunnen laten zien en hen kennis laten maken met onze CIAO workflow en de DEMO methodiek.

Procesmodellering begint bij de mensen

Hoe werkt de organisatie precies? Vraag het aan een deskundige en hij gaat meteen voor je aan het werk. Voor je het weet hangt je hele kantoor vol met grote vellen papier met complexe flowcharts. Een onoverzichtelijk brij van informatiestromen, teamrollen, output, applicaties, interfaces etc. Maar waar zijn de medewerkers en klanten gebleven?

De workflow als dirigent van je organisatie

Workflow, Zaaksystemen,DEMO en Formetis Steven van Kervel is mede-oprichter van ForMetis en draagt sinds 2006 bij aan wetenschappelijk onderzoek naar de DEMO methodiek waarmee een kloppende workflow ingericht kan worden. Het succes van het SlimDossier Zaaksysteem met...

Zaaksysteem houdt complexe dossiers overzichtelijk

De meeste mensen hebben wel eens gehoord van een CRM of ERP, maar een Zaaksysteem? Dat is andere koek! Het blijkt niet zo makkelijk om hiervan een goede, sluitende definitie te geven. Daarom leggen we de vraag voor aan Joost Vermolen, mede-oprichter van ForMetis....

Whitepaper Organisatie inrichting

U ontvangt een mail waarmee u kunt bevestigen dat u onze blogs wil ontvangen. Als u hierin geen interesse heeft, dan hoeft u niets te doen. Veel leesplezier met de White paper!

AVG Workshop

You have Successfully Subscribed!