De meeste mensen hebben wel eens gehoord van een CRM of ERP, maar een Zaaksysteem?

Dat is andere koek! Het blijkt niet zo makkelijk om hiervan een goede, sluitende definitie te geven. Daarom leggen we de vraag voor aan Joost Vermolen, mede-oprichter van ForMetis.

Joost Vermolen over het Zaaksysteem

“Een CRM (Customer Relationship Management systeem) is vooral gericht op het genereren van verkoopkansen. Een ERP (Enterprise Resource Planning systeem) is een omgeving met meerdere modules die allerlei standaard processen in een bedrijf of organisatie ondersteunt.

Een Zaaksysteem gaat echter veel meer de diepte in. Het richt zich juist op complexe processen waarvoor veel specifieke kennis van ervaren professionals nodig is.

Het Zaaksysteem in de praktijk

Denk bijvoorbeeld aan het aanvragen van een bouwvergunning bij de gemeente. Zo’n aanvraag moet inhoudelijk aan allerlei regels voldoen en voorzien worden van aanvullende stukken zoals bouwtekeningen en sterkteberekeningen.

Het dossier gaat langs verschillende loketten voordat hij uiteindelijk goedgekeurd wordt.

Zo kunnen er allerlei soort aanvragen worden ingediend bij een gemeente, elk met hun eigen regels en goedkeuringsproces.

Met name voor grotere gemeenten is het moeilijk om het overzicht hierop te houden. Niet alleen vanwege het grote aantal aanvragen dat zij moeten verwerken, maar ook omdat er doorgaans veel partijen bij betrokken zijn.

Daarom is het belangrijk hiervoor een goed systeem in te richten waar de medewerkers mee uit de voeten kunnen!

Hoe slim is een Zaaksysteem?

Een goed Zaaksysteem weet precies hoe bepaalde dossiers afgehandeld moeten worden. Elk dossier wordt zo slim gemaakt dat het zelf weet in welke stap van het proces het is aanbeland, welke stukken er nog ontbreken en/of wie verantwoordelijk is voor de volgende fase.

Ook kan het systeem gekoppeld worden aan achterliggende systemen om daaruit aanvullende informatie op te halen.

Natuurlijk is niet elk Zaaksysteem hetzelfde. Er zijn verschillende systemen op de markt, ieder met hun eigen insteek. Met SlimDossier, het Zaaksysteem van ForMetis, richten we ons met name op de Energiemarkt, Verzekeringsmaatschappijen en de Overheid.

Ons uitgangspunt daarbij is dat het systeem alle scenario’s moet ondersteunen. Verder vinden we het heel belangrijk dat de medewerkers voldoende ruimte krijgen om hun werk optimaal te doen. Daarin gaan we verder dan andere leveranciers.

Geef de professional de ruimte

In het Zaaksysteem van ForMetis hebben de gebruikers bijvoorbeeld alle vrijheid om documenten in het systeem te hangen. Ze kunnen zelf bepalen onder welke noemer ze een stuk aan een dossier toevoegen en in welk formaat.

Wij geloven dat dit soort zaken niet door het systeem afgevangen hoeven te worden, maar dat het beter werkt als de medewerkers hierover zelf afspraken maken.

Alleen door de gebruikers serieus te nemen en hen de ruimte te geven hun werk naar eigen inzicht te organiseren, kun je voldoende draagvlak voor het systeem creëren.  

(Formetis is ook aanwezig op het evenement Zaaksystemen in beeld LIVE, klik hier om er alles over te lezen.)

Het waarom van ForMetis

Het waarom van Formetis, bent u al benieuwd? In den beginne was ForMetis een ICT-onderneming als vele andere. Met een team van enthousiaste techneuten die innovatieve software leverde. Inmiddels zijn we 20 jaar verder en hebben we ons ontwikkeld tot specialist op het...

Proces optimalisatie? Goede software is het halve werk!

Proces optimalisatie, je moet er vroeg of laat aan geloven Proces optimalisatie, je hoort het onderwerp als het goed is in elk bedrijf. In elk bedrijf verandert er ook wel eens wat in de manier van werken. Maar hoe kan het ook anders? De markt is volop in beweging,...

Time flies… 25 jaar ForMetis in vogelvlucht

Formetis, al 25 jaar expertise in complexe workflow oplossingen Al 25 jaar maakt ForMetis hoogwaardige, innovatieve software. De laatste jaren ligt hierin vooral de nadruk op complexe workflow oplossingen. Dat is echter niet altijd zo geweest. De ontwikkelingen in de...

Zaaksystemen in Beeld LIVE & Formetis

Op donderdag 15 maart vindt het evenement Zaaksystemen in Beeld LIVE!2018 plaats. Ook ForMetis doet mee. Kom langs en maak kennis met onze grote trots: het SlimDossier zaaksysteem! Zaaksystemen in Beeld LIVE! 2018 De afgelopen jaren is ForMetis achter de schermen druk...

Zaaksysteem houdt complexe dossiers overzichtelijk

De meeste mensen hebben wel eens gehoord van een CRM of ERP, maar een Zaaksysteem? Dat is andere koek! Het blijkt niet zo makkelijk om hiervan een goede, sluitende definitie te geven. Daarom leggen we de vraag voor aan Joost Vermolen, mede-oprichter van ForMetis....

De workflow als dirigent van je organisatie

Steven van Kervel is mede-oprichter van ForMetis en draagt sinds 2006 bij aan wetenschappelijk onderzoek naar de DEMO methodiek. Het succes van het SlimDossier Zaaksysteem met DEMO procesondersteuning komt volgens hem voort uit het gebruik van deze formele benadering...

Navigatie

Home

Over Ons

Product

Blog

F.A.Q

Contact

Branches

Producten

Whitepaper Organisatie inrichting

U ontvangt een mail waarmee u kunt bevestigen dat u onze blogs wil ontvangen. Als u hierin geen interesse heeft, dan hoeft u niets te doen. Veel leesplezier met de White paper!